OTA-Provision: Was sie Hotels wirklich kostet – und welche Alternativen es gibt

Für viele unabhängige Hotels ist die Provision der Buchungsportale einer der größten variablen Kostenblöcke im Vertrieb. Sie fällt bei jeder vermittelten Buchung an, wächst mit dem Umsatz mit und wird in der Kalkulation trotzdem oft nur als Pauschalwert „rund 15 Prozent“ geführt.

Dieser Artikel zeigt, wie Provisionen berechnet werden, welche Kosten zusätzlich anfallen und welche Position in vielen Kalkulationen fehlt. Anschließend geht es um die Stellschrauben, mit denen Hotels ihre Vertriebskosten senken können – vom Blick in die eigene Abrechnung bis zu anderen Kostenmodellen. Das Ziel ist keine Empfehlung für oder gegen einen Kanal, sondern eine nüchterne Grundlage für Ihre eigene Entscheidung.

Wie OTA-Provisionen funktionieren

Online-Buchungsportale – im Fachjargon OTAs, Online Travel Agencies – vermitteln Buchungen und erhalten dafür einen Prozentsatz des Buchungsbetrags. Booking.com beschreibt sein Modell selbst als kommissionsbasiert: Das Hotel zahlt für jede vermittelte Buchung einen festen Prozentsatz, der je nach Land, Art und Standort der Unterkunft variiert.¹

Wie hoch der eigene Satz ist, steht im Vertrag beziehungsweise im Extranet des Portals. Branchenquellen nennen für Booking.com eine Spanne von etwa 10 bis 25 Prozent; in der Praxis wird häufig ein Grundsatz von rund 15 Prozent genannt.³ Für große Portale insgesamt geben Anbieter von Hotelsoftware Spannen von etwa 15 bis 30 Prozent an.⁴ Diese Werte sind Orientierungsgrößen, keine verbindlichen Tarife – maßgeblich ist allein Ihr eigener Vertrag.

Worauf die Provision berechnet wird

Ein häufig unterschätzter Punkt ist die Berechnungsgrundlage. Die Provision bezieht sich in der Regel nicht nur auf den reinen Zimmerpreis, sondern auf den gesamten Betrag, den der Gast für die über das Portal gebuchten Leistungen zahlt – also etwa auch auf mitgebuchtes Frühstück oder andere Zusatzleistungen.³

Wann die Provision fällig wird

Fällig wird die Provision bei Booking.com für bestätigte Aufenthalte, also wenn der Gast angereist und abgereist ist. Sie fällt aber auch dann an, wenn das Hotel für eine nicht kostenlos stornierbare Buchung eine Zahlung vom Gast erhält – unabhängig davon, ob der Gast tatsächlich übernachtet hat.¹ Für die Kalkulation heißt das: Auch Stornogebühren und No-Show-Zahlungen sind provisionspflichtig.

Was neben der Provision anfällt

Der vertraglich vereinbarte Grundsatz ist nur ein Teil der Vertriebskosten. Wer die Kosten eines Buchungskanals ehrlich betrachten will, sollte mindestens die folgenden Positionen kennen:

• Sichtbarkeitsprogramme: Programme wie „Preferred Partner“ verbessern die Platzierung in den Suchergebnissen, erhöhen aber den Provisionssatz. Genannt werden dafür etwa drei Prozentpunkte zusätzlich.²
• Zahlungsabwicklung: Wickelt das Portal die Zahlung des Gastes ab, kommt eine Gebühr hinzu. Branchenquellen nennen Werte zwischen etwa 1 und 3 Prozent, abhängig von Land, Währung und Zahlungsart.²³
• Rabatte zur Platzierung: Mitglieder- oder Aktionsrabatte senken den Zimmerpreis, den das Hotel erhält. Sie tauchen in keiner Provisionsrechnung auf, wirken aber wie zusätzliche Vertriebskosten.
• Technik und Aufwand: Channel-Manager, die Pflege von Inhalten, Preisen und Verfügbarkeiten sowie die Bearbeitung von Anfragen kosten Geld und Arbeitszeit – bei jedem Kanal.

Zusammen können diese Positionen dazu führen, dass der tatsächliche Anteil deutlich über dem vertraglichen Grundsatz liegt. Einige Branchenquellen beziffern ihn bei einem Grundsatz von 15 Prozent auf eher 18 bis 22 Prozent, wenn Sichtbarkeitsprogramme und Zahlungsabwicklung hinzukommen.³ Wie hoch der Wert in Ihrem Haus ist, zeigen Ihre eigenen Abrechnungen.

Die unterschätzte Position: Provision auf Stammgäste

Provisionen werden meist als Kosten für die Gewinnung neuer Gäste verstanden. Für den ersten Aufenthalt stimmt das auch: Das Portal hat den Gast gefunden, das Hotel zahlt dafür. Weniger beachtet wird, was beim zweiten und dritten Aufenthalt passiert.

Bucht ein Gast, der schon einmal im Haus war, erneut über ein Portal, fällt erneut die volle Provision an – für einen Gast, den das Hotel längst kennt und der wegen des Hauses wiederkommt, nicht wegen des Portals. Ein einfaches Beispiel: Ein Stammgast, der zweimal im Jahr für je 400 Euro bucht, verursacht bei 15 Prozent Provision jedes Jahr 120 Euro Vermittlungskosten. Über fünf Jahre sind das 600 Euro für einen einzigen Gast, der eigentlich schon gewonnen ist.

Dazu kommt ein zweiter Effekt: Wer über ein Portal bucht, wird auch Kunde des Portals. Anbieter von Hotelsoftware weisen darauf hin, dass Portale ihre Kunden gezielt bewerben können – mit der Folge, dass Gäste beim nächsten Mal wieder über das Portal statt direkt buchen.⁵ Die Beziehung zum Gast liegt dann zu einem Teil beim Portal und nicht beim Hotel.

Zwei Kostenlogiken: pro Buchung oder fest pro Jahr

Die Provision ist nicht die einzige Art, wie Vertriebswege abgerechnet werden. Grundsätzlich gibt es zwei Logiken, die man gut mit einem Alltagsbild vergleichen kann: Die Provision funktioniert wie ein Taxi, die Pauschale wie eine Monatskarte.

Beim Taxi zahlen Sie nur, wenn Sie fahren – aber jede Fahrt kostet, und je mehr Sie fahren, desto mehr zahlen Sie. Die Monatskarte kostet einen festen Betrag, egal wie oft Sie fahren. Sie lohnt sich umso mehr, je häufiger Sie sie nutzen, und weniger, wenn Sie kaum fahren.

Übertragen auf den Vertrieb heißt das: Beim Prozentmodell zahlt das Hotel für jede Buchung einen Anteil. Beim Pauschalmodell zahlt es einen festen Betrag pro Jahr, und für die einzelne Buchung fällt keine prozentuale Vermittlungsprovision an. Pauschalmodelle gibt es in sehr unterschiedlicher Form – vom einfachen Eintrag in einem Verzeichnis bis zu Plattformen, die zusätzliche Leistungen für Gäste und Hotel enthalten. Entscheidend ist deshalb nicht allein die Höhe der Pauschale, sondern was sie enthält.

Wann sich eine Pauschale rechnet, lässt sich mit einer einfachen Faustregel abschätzen: Jahrespauschale geteilt durch Ihren Provisionssatz ergibt den Jahresumsatz, ab dem die Pauschale günstiger ist. Bei 15 Prozent Provision heißt das zum Beispiel: Eine Pauschale von 1.000 Euro rechnet sich ab rund 6.700 Euro Umsatz über diesen Weg, eine Pauschale von 5.000 Euro ab rund 33.300 Euro. Die Beträge sind frei gewählte Beispiele und entsprechen keinem bestimmten Anbieter.

Wichtig ist dabei die Frage, woher die Buchungen kommen. Verschiebt sich eine Buchung, die sonst über ein Portal gelaufen wäre, auf einen Weg ohne Provision, sparen Sie Provision. Bringt ein Weg einen Gast, der sonst gar nicht gebucht hätte, gewinnen Sie Umsatz. Beides ist wertvoll – und bei Stammgästen ist der erste Effekt besonders gut planbar.

So senken Hotels ihre Vertriebskosten

Es gibt nicht den einen Hebel. In der Praxis wirken mehrere Stellschrauben zusammen – und nicht jede passt zu jedem Haus.

1. Die eigene Abrechnung auswerten

Der erste Schritt kostet nichts: Legen Sie die Provisionsabrechnungen der letzten zwölf Monate nebeneinander und ermitteln Sie Ihren tatsächlichen Satz je Portal – inklusive Programmen und Gebühren. Erst mit dieser Zahl lassen sich Alternativen seriös bewerten.

2. Sichtbarkeitsprogramme gezielt einsetzen

Programme mit höherer Provision können in schwachen Zeiten sinnvoll sein. Dauerhaft genutzt, erhöhen sie aber die Kosten auch in Zeiten, in denen das Haus ohnehin gut gebucht ist. Prüfen Sie, ob sich die Programme saisonal steuern lassen.

3. Zusatzleistungen im Haus verkaufen

Da die Provision in der Regel auf den gesamten Buchungsbetrag berechnet wird, kann es sich lohnen, Frühstück, Arrangements oder andere Leistungen nicht über das Portal, sondern vor oder während des Aufenthalts direkt anzubieten.

4. Direktbuchungen über die eigene Website stärken

Eine gut auffindbare Website mit einfacher Buchungsmöglichkeit bleibt ein zentraler Weg. Auch hier entstehen Kosten, etwa für Technik, Pflege und Werbung – sie sind aber in der Regel nicht an jede einzelne Buchung gekoppelt. Worauf es bei der eigenen Buchungsstrecke ankommt, zeigt der Artikel Direktbuchungen im Hotel steigern.

5. Stammgäste gezielt binden

Wer wiederkommt, sollte einen Grund haben, beim nächsten Mal nicht über das Portal zu buchen: persönliche Ansprache, Vorteile für Wiederbucher oder ein Treueprogramm. Seit Hotels ihre Preise und Konditionen je Kanal frei gestalten dürfen, sind solche Vorteile auch rechtlich deutlich einfacher geworden (dazu unten mehr).

6. Einen zusätzlichen Buchungsweg mit anderem Kostenmodell nutzen

Ein weiterer Weg mit fester Jahresgebühr statt Provision kann den Vertrieb ergänzen – vor allem für Gäste, die das Haus bereits kennen oder gezielt suchen. Er ersetzt die Portale nicht, verringert aber den Anteil der Buchungen, auf den Provision anfällt.

Portale bleiben wichtig – für die richtigen Gäste

Große Portale sind nicht nur Verkaufskanal, sondern auch Schaufenster. Eine Studie der Cornell University hat diesen sogenannten „Billboard-Effekt“ untersucht: Wurden die beteiligten Hotels auf Expedia gelistet, stiegen auch die Reservierungen über ihre eigenen Kanäle – je nach Hotel um 7,5 bis 26 Prozent.⁶ Eine größere Folgeuntersuchung kam zu dem Ergebnis, dass auf jede Reservierung über Expedia drei bis neun zusätzliche Reservierungen über die Website der jeweiligen Hotelmarke kamen.⁷ Die Studien sind älter und stammen aus dem US-Markt, zeigen aber ein Prinzip, das bis heute gilt: Portale machen ein Haus sichtbar.

Daraus ergibt sich eine sinnvolle Arbeitsteilung, die viele Hotels verfolgen: Portale für die Gewinnung neuer Gäste, eigene Wege für Stammgäste und Wiederbuchungen. Die Provision für den ersten Aufenthalt ist der Preis für einen neuen Kontakt. Ob auch der zweite und dritte Aufenthalt Provision kostet, kann das Hotel mit Bindung und passenden Buchungswegen selbst beeinflussen. Wie aus Erstgästen Stammgäste werden können, beschreibt der Artikel Gästebindung im Hotel.

Preise frei gestalten: Was in Deutschland, Österreich und der Schweiz gilt

Vorteile für Stammgäste oder eigene Preise auf anderen Wegen wirken nur, wenn Hotels sie auch anbieten dürfen. Lange haben Buchungsportale das über sogenannte Paritäts- oder Bestpreisklauseln eingeschränkt. Diese Lage hat sich in allen drei Ländern geändert.

• Deutschland: Der Bundesgerichtshof hat 2021 bestätigt, dass die von Booking.com bis Februar 2016 verwendeten „engen Bestpreisklauseln“ nicht mit dem Kartellrecht vereinbar waren. Diese Klauseln hatten Hotels untersagt, Zimmer auf der eigenen Website günstiger anzubieten als auf dem Portal.⁸
• Europäische Union: Die EU-Kommission hat Booking im Mai 2024 als sogenannten Gatekeeper nach dem Digital Markets Act eingestuft. Seit dem 14. November 2024 muss Booking.com zulassen, dass Hotels auf anderen Kanälen – einschließlich ihrer eigenen Website – andere und auch bessere Preise und Bedingungen anbieten; Maßnahmen mit gleicher Wirkung sind ebenfalls untersagt.⁹
• Österreich: Seit 2016 steht im Anhang des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (Z 32), dass Buchungsplattformen von Beherbergungsbetrieben nicht verlangen dürfen, auf anderen Vertriebswegen einschließlich der eigenen Website keine günstigeren Preise oder Bedingungen anzubieten. Entsprechende Vereinbarungen sind nichtig.¹⁰
• Schweiz: Seit dem 1. Dezember 2022 verbietet Art. 8a des Bundesgesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb („Lex Booking“) Paritätsklauseln zu Preis, Verfügbarkeit und Konditionen zwischen Buchungsplattformen und Beherbergungsbetrieben.¹¹

Für die Praxis heißt das: Sie haben heute grundsätzlich die Freiheit, Preise und Konditionen je Kanal unterschiedlich zu gestalten – etwa mit Vorteilen für Gäste, die direkt oder über einen Weg ohne Provision buchen. Wie Sie diese Freiheit nutzen, ist eine unternehmerische Entscheidung mit Blick auf Ihre Positionierung und Ihre Verträge.